Vamos analizar en esta ocasión las implicaciones jurídicas que tiene la llevanza incorrecta de la contabilidad, o inclusive, la ausencia de la misma.

Comenzamos por recordar que la Ley establece para los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, la obligación de llevar la contabilidad, conforme a lo previsto en el Código de Comercio, o con lo establecido en las normas por las que se rigen. El Código de Comercio obliga a llevar dos libros contables:

• –  El libro diario. En el que se anota cronológicamente, día a día, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial. También puede realizarse anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, su detalle se registra en libros o registros concordantes.

• Con respecto a la legalización de los libros contables, los libros obligatorios en formato papel o digital en soporte informático se legalizan en el Registro Mercantil del domicilio social de la entidad en los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios que coinciden con el año natural). La legalización se podrá realizar en papel, presentación digital (CD o DVD) o por Internet con certificado electrónico.

  En relación a la conservación de los libros, la Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo. El plazo de conservación se aplica igualmente en caso de cese del empresario. En caso de disolución de la sociedad, el deber de conservación recae sobre los liquidadores.

  Asimismo, la LGT y el Código de Comercio exigen la conservación de la correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante 6 años, desde el día en que se cierran los libros con los asientos que justifican.

  Como ya hemos visto anteriormente, las empresas están obligadas a llevar una correcta contabilidad. De hecho, gran parte de la labor contable de una organización está ligada a la fiscalidad de la misma, puesto que existen una serie de sanciones que la Agencia Tributaria

  puede imponer si considera que se ha cometido una infracción tributaria.

  De hecho, en muchas ocasiones no se tiene en consideración el uso de una cuenta u otra en lo referente a la cuarta parte del Plan Contable, que incluye el cuadro de cuentas, y la quinta que se refiere a las relaciones y definiciones contables porque no es obligatoria. No obstante, la legislación tributaria sí que considera una infracción grave el uso de cuentas que tengan un significado diferente al que realmente les corresponde por su naturaleza, puesto que podría dificultar su comprobación.

  Es cierto que la labor del contable está muy supeditada a las obligaciones fiscales y que, en muchos momentos, se piensa máscomo “inspectores de Hacienda” que como profesionales contables. Esto llega hasta el punto de que en ocasiones, antes de contabilizar un gasto o un ingreso, nos paramos a pensar qué le parecerá a Hacienda, si nuestro criterio será o no aceptado o si podría estar incurriendo en una infracción tributaria.

  Uno de los errores que se cometen es pensar que, cómo la cuarta

  parte del Plan General Contable referida al cuadro de cuentas y la quinta de definiciones y relaciones contables no es obligatoria, no pasa nada si utilizo una u

  otra cuenta. Esto puede ser válido en cierto sentido, y siempre que el hecho de no usar la cuenta correcta no dificulte la comprobación de la situación tributaria del obligado o no distorsione su imagen fiel. En este punto, en concreto, la ley general tributaria establece como infracción grave la utilización de cuentas con significado distinto del que les corresponda, según su naturaleza, que dificulte la comprobación de la situación tributaria del obligado..

  En el artículo 200 de la Ley General Tributaria se especifican las consideradas como sanciones graves.

  – Una de ellas se refiere, precisamente, a la omisión de operaciones en contabilidad, o la inexactitud de las mismas. Lo que incluye los apuntes de los libros y de los registros que exige la actual normativa tributaria.

  – También se considera una infracción grave el uso de cuentas que tengan un significado diferente al que realmente les corresponde por su naturaleza y que, como se ha comentado, puedan dificultar las comprobaciones a las que se está sujeto.

  – Las empresas están obligadas a llevar y a conservar la contabilidad, los registros y los libros según las normas de la legislación vigente, los archivos informáticos, los sistemas de codificación y los programas. El hecho de no hacerlo también se penaliza como una infracción de carácter grave.

  – En el mismo nivel de gravedad se sitúan las contabilidades que se realizan de manera diferente y que se refieren a la misma actividad, al igual que aquel retraso que supere los cuatro meses a la hora de llevar la contabilidad, los registros o los libros.

  – También se penaliza la autorización de registros o de libros si no han sido habilitados o diligenciados por parte de la Administración. Otra infracción grave es el retraso de llevar los registros o libros mediante el sistema que dispone la Agencia

  Tributaria en su sede electrónica. Hay que realizar el suministro de registros referentes a la facturación según lo establecido por la propia normativa.

  Con respecto a las sanciones correspondientes, la cuantía más común de este tipo de infracciones es de 150 euros. Una suma que no es significativa, pero que se podría complicar en determinados casos:

  •   Infracción por omisión de operaciones, inexactitud o uso de cuentas con un significado considerado distinto al de su propia naturaleza: en este caso se establece una multa pecuniaria que es proporcional al 1 % de los abonos, cargos o anotaciones que hayan sido omitidas, se consideren falsas, sean inexactas o se hayan incluido en una cuenta con significado distinto. El mínimo es de 150 euros y el máximo puede llegar a ascender a los 6.000 euros.
  •   En el caso de no llevar la contabilidad, o de no conservarla correctamente, al igual que los registros y los libros en función de la normativa tributaria, la penalización asciende al 1 % de la cifra de negocio del ejercicio de la infracción y el mínimo es de 600 euros.
  •   Cuando se llevan contabilidades diferentes que se refieren a una misma actividad, la Administración impone una multa de 600 euros por cada uno de los ejercicios en los que se haya realizado la infracción. La multa es de 300 euros cuando existe un retraso de más de cuatro meses en llevar la contabilidad, los registros o los libros según la normativa tributaria. También se penaliza con el 0,5 % del importe de la factura, con un mínimo de 300 euros y un máximo de 6.000 euros en los casos en los que se no cumpla con la obligación de llevar los libros de registro a través de la sede electrónica.–  El libro de inventarios y cuentas anuales. Este libro debe abrirse con el balance inicial detallado de la empresa (primer estado contable ), transcribiendo con una periodicidad al menos trimestral, con sumas y saldos, los balances de comprobación (segundo estado contable). En él han de asentarse anualmente el inventario de cierre del ejercicio (tercer estado contable) y las cuentas anuales (último estado contable).

    El último estado contable, al cierre de cada ejercicio contiene las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estados de cambio en el patrimonio neto, estados de flujo de efectivo y la memoria. Las cuentas anuales son el instrumento contable más importante para el IS, ya que sirven de partida para la configuración de su BI.

    Además de los libros de llevanza obligatoria se podrán llevar de forma voluntaria, los libros y registros según el sistema contable adoptado, o la naturaleza de su actividad.

    Por otra parte, se establece la obligación de llevar y legalizar ciertos libros societarios: libro de actas, libro de acciones nominativas en las sociedades anónimas y comanditarias por acciones, libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada.

    Fuente Asesoría Polo Marivela