Me han facturado “Suplidos”, pero ¿qué es exactamente?

En las relaciones comerciales entre profesionales y empresarios (ya sea actuando estos como personas físicas o autónomos, ya sea como personas jurídicas o empresas), es bastante frecuencia que se presente la figura del SUPLIDO.

En muchas ocasiones durante la prestación de algunos servicios, el prestador del servicio se encuentra ante la necesidad de realizar gastos, de cuyo pago debe responder su cliente, pero que por operatividad y porque su gestión y abono se encuentra dentro del servicio que prestamos, debe adelantarlo dicho profesional.

En la mayor parte de casos, estamos nos encontramos como ejemplo las tasas públicas de numerosos servicios, portes, seguros, etc…; sin cuyo pago, la gestión que realizamos no prosperaría y que, en función de las circunstancias y el cliente, tampoco se le envía a él para que la abone directamente, sino que la adelanta el prestador del servicio y suma dicho gasto a los honorarios acordados. En estos casos, el profesional es quien abona el importe a pagar, en nombre del tercero, para poder realizar los trámites que el cliente demande. Por tanto, se trata de un gasto que el profesional paga en nombre del cliente, quien posteriormente asumirá este importe.

Este gasto, cuyo pago corresponde al cliente pero que el prestador de un servicio adelanta en su nombre, se denomina suplido. Por lo tanto, el suplido es un dinero que el prestador del servicio adelanta, por cuenta y nombre de su cliente. No supone, por tanto, un ingreso para el prestador de servicios, no está sujeto a impuestos y debe tratarse adecuadamente en la facturación de honorarios al cliente final. Esto no implica que no deba incluirse en factura; al contrario, sí, debe incluirse dicho pago en la factura y que exista, de este modo, una justificación de dicho pago que el cliente nos ha realizado al rembolsarlo.

Al incluirlo en la factura, debemos tener precaución de donde incluir el mismo, ya que si lo sumamos a nuestros honorarios, el mismo estará sujeto a los impuestos correspondientes, lo que en este caso no es adecuado, ya que incrementaría el gasto y la tributación de manera innecesaria e inadecuada.

En su lugar, el gasto debe incluirse en la factura bajo la denominación de “suplidos” y, consecuentemente, exento del pago de impuestos en la misma, dado que ya se han abonado los correspondientes en la operación que dio lugar a su pago cuando adelantamos el dinero.

Por lo tanto, hemos de tener presente que un suplido NO es un servicio que el profesional ofrece a su cliente, por lo que no representa un gasto deducible, ni un ingreso computable para el profesional. Por ello, el profesional no puede aplicar el IRPF, ni el IVA que aplica en sus servicios sobre el gasto suplido. No obstante, el profesional SÍ debe incluirlo en la factura, ya que es el cliente final quien debe hacerse cargo del importe.

A pesar de que el profesional no se pueda desgravar el gasto suplido, el cliente final sí puede hacerlo y declararlo ante Hacienda. El cliente es quien ha soportado la carga tributaria del gasto suplido y, por lo tanto, se puede desgravar el gasto de éste, siempre y cuando se cuente con la factura correspondiente del pago del gasto y que ésta factura esté a nombre del cliente, ya sea una persona o una sociedad.

Un gasto suplido debe aparecer en la factura de forma separada al importe de los servicios prestados al cliente. Es decir, no se debe sumar el gasto suplido a la base imponible de los servicios prestados, ya que estos servicios (resultado de la actividad), están sujetos a IVA e IRPF, y el gasto suplido no lo está (tal y como queda indicado en el artículo 78 de la Ley del IVA). Evidentemente, tampoco se podrá sumar el suplido a la base imponible, ya que quedaría sujeto a los tipos impositivos que el profesional esté aplicando a sus servicios.

De este modo, el gasto suplido aparecerá en la factura en concepto de “suplido” o bien “cantidad abonada por cuenta del cliente” (ambas opciones son correctas) y sobre este gasto no se aplicará ni IVA ni IRPF.

Para delimitar qué se considera suplido, y que el mismo se encuentre adecuadamente justificado en nuestra contabilidad, el prestador del servicio debe comprobar que se cumplan los siguientes requisitos:

  • Que el gasto se haya realizado en nombre y por cuenta del cliente, y que como tal, la factura por el mismo sea emitida a nombre del cliente, y no con el del prestador del servicio.
  • Que se haya abonado por orden del cliente, es decir, en virtud del encargo que este nos ha realizado.
  • Que podamos justificar que efectivamente hemos realizado dicho pago.

Es importante, por tanto, que la factura del suplido se emita a nombre del cliente final, y que le facilitemos dicha factura en original al mismo, a fin de que pueda registrarla en su contabilidad, y deducirse los impuestos correspondientes en la misma, ya que al fin o al cabo al rembolsarnos el gasto, son quienes han soportado la carga tributaria.

Conviene, además de todo ello, guardar junto con la factura en la que incluimos el suplido, una copia de la factura del propio suplido, de modo que siempre podamos justificar la naturaleza y necesidad del mismo ante una inspección tributaria.

Asesoria POLO MARIVELA